Charte d'utilisation de ChatGPT en entreprise : les règles à donner à vos commerciaux

D'abord, vous ne savez pas ce qui sort de l'entreprise. La CNIL, dans sa fiche pratique pour les TPE et PME, prévient que tout ce qui est entré dans les outils en ligne grand public pourra servir de données d'entraînement. Elle demande de ne pas y introduire de données confidentielles, personnelles ou stratégiques.

Ensuite, les comptes personnels échappent à tout contrôle. Dans ses questions-réponses sur l'IA générative, la CNIL recommande d'éviter la création de comptes avec des adresses électroniques personnelles et, quand c'est possible, de désactiver la réutilisation des données d'usage par le fournisseur.

Enfin, les dirigeants de TPE et PME ont déjà ce risque en tête. Selon le Baromètre France Num 2026, 53 % craignent la perte de données ou le piratage, et 39 % des TPE et PME ont subi au moins un incident de cybersécurité au cours des 12 derniers mois.

Interdire ne règle rien si l'outil reste ouvert sur le téléphone de chacun. La CNIL propose une autre voie : encadrer l'usage par une charte interne qui définit clairement les usages autorisés et les usages interdits. Vos équipes gardent un outil qui leur fait gagner du temps, et vous savez ce qu'elles en font.

Une page suffit. Elle doit répondre à trois questions.

Ce qu'on peut y mettre. Des textes sans nom ni chiffre sensible : reformuler un e-mail générique, résumer une fiche produit publique, préparer le plan d'une présentation, traduire une notice.

Ce qu'on n'y met jamais. Les noms, adresses et coordonnées de clients ou de salariés. Les tarifs, remises et conditions propres à un client. Les contrats, les chiffres financiers, tout ce qui relève du secret des affaires. Les mots de passe et identifiants.

Qui relit, et quand. Tout texte produit par l'outil et envoyé à l'extérieur est relu par la personne qui l'envoie. La fiche de la CNIL le dit ainsi : la décision finale reste humaine.

Ajoutez deux lignes pratiques : quel outil et quel compte utiliser, et à qui poser une question en cas de doute. La CNIL suggère aussi d'y joindre des exemples de demandes types, pour que chacun parte des mêmes bases.

Un outil avec un compte professionnel, au nom de l'entreprise, dont vous avez lu les conditions. Les questions à poser au fournisseur :

• Les données saisies servent-elles à entraîner le modèle ? Peut-on le désactiver ?
• Où les données sont-elles hébergées, et pendant combien de temps ?
• L'entreprise peut-elle fermer le compte d'un salarié qui part ?
• Le fournisseur signe-t-il un contrat de sous-traitance conforme au RGPD (article 28) ?
• Les données sortent-elles de l'Union européenne, et avec quelle garantie ?

Plusieurs éditeurs proposent des offres pour les équipes, par exemple Mistral AI, éditeur français, avec Mistral Vibe (son assistant, anciennement Le Chat), ou les outils intégrés à Google Workspace. Nous n'en imposons aucun : le bon choix dépend des logiciels que vous utilisez déjà et du type de données que vos équipes manipulent. Quand la confidentialité l'exige, un modèle peut aussi être hébergé chez vous.

En les expliquant avec des exemples tirés du travail de chacun. Un commercial retient mieux « ne collez jamais la remise d'un client » qu'un paragraphe sur la confidentialité. Nos formations partent des tâches réelles de chaque métier et laissent à l'équipe des guides et des modèles de demandes qu'elle garde.

Prévoyez un point quelques semaines plus tard. Les questions qui reviennent montrent ce que la charte doit préciser.

Par un échange gratuit de 15 minutes, en visio ou par téléphone. Vous nous dites quels outils vos équipes utilisent déjà et pour quoi faire. Nous vous disons ce qu'une charte doit couvrir chez vous et quel type de compte convient. Si vos équipes s'en servent surtout pour répondre aux e-mails des clients, notre article sur la gestion des mails entrants explique comment préparer ces réponses avec une relecture avant chaque envoi.

Si vous voulez aller plus loin, le diagnostic à 890 € fait le point sur les usages existants et sur les tâches où un outil encadré aiderait vos équipes : plusieurs échanges avec vous et vos équipes, un vrai travail d'analyse et de recherche sur vos outils et vos tâches, puis un rapport d'opportunités et un appel de restitution.